La importancia de los Procesos

Actualizado: 5 de dic de 2019

5 razones por las que es importante tener procesos definidos y actualizados


Hace poco tiempo, me cuestionaban en determinado foro, la necesidad de contar en las empresas con procesos claramente definidos y representados gráficamente, de manera estructurada.


Sobre este tema, como sobre casi todo en esta vida, existen posturas dispares. Ilustro la mía con una pequeña historia:


"Imaginemos un viaje en avión que transcurre plácidamente. En un momento del vuelo, a 10.000 metros de altura y 800 km/h, una luz roja comienza a parpadear en el panel de instrumentos de la cabina de los pilotos.


El piloto pregunta al copiloto sobre la luz; y el copiloto responde:


-Es el indicador ARJ-745, según el manual de vuelo, pero no tengo ni idea de lo que hay que hacer.


Voy a consultar a la torre de control.


-Torre, aquí vuelo 708. Parpadea la luz roja del indicador ARJ-745. Solicitamos instrucciones.


-Vuelo 708, aquí torre de control. La información sobre actuaciones en caso de indicadores las llevaba uno que se jubiló la semana pasada. Voy a preguntar a ver si alguien sabe algo.


Imaginemos la misma situación en un vuelo similar. En este caso, la respuesta del copiloto sería:


-Es el indicador ARJ-745, según el manual de vuelo. Según el proceso descrito, se trata de un indicador de avería de motor grave. Se debe comunicar a la torre de control más próxima e iniciar maniobra de descenso y aterrizaje urgente."


Definir con claridad y realizar una representación gráfica de los procesos de una compañía, tiene en mi opinión indudables ventajas:

  • Garantiza la transmisión de un conocimiento homogéneo de la operativa, no sólo dentro de un mismo departamento sino entre departamentos/áreas distintos de una misma compañía, y en distintas compañías de un mismo grupo.

  • Agiliza el proceso de incorporación de recursos nuevos en todas las áreas de la compañía, suavizando la curva de aprendizaje y acortando los tiempos no productivos.

  • Genera confianza en la relación con los distintos actores con los que interactúan las compañías, ya sean externos (inversores, reguladores, supervisores, proveedores, clientes) e incluso internos.

  • Son una base extraordinaria para la identificación de riesgos y la definición de controles adecuados

  • Permiten el análisis estructurado de la operativa de las compañías, facilitando su optimización.

Por tanto, os invito a reflexionar sobre lo siguiente: a 10.000 metros de altura y a 800km/h....¿en qué avión prefieres estar?


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